【知识科普】一分钟带你了解OA办公系统

OA意思：办公自动化（英文全称是Office Automation）。

简单来说，OA是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域，其核心本质是帮助用户提高日常办公效率，所以我们日常工作的所有内容都可以归入OA系统处理的范畴。

目前，OA办公系统已经成为政府行政机关和企事业单位办公平台的核心力量。

OA系统帮助单位管理效率深层次提升

1、OA系统帮助单位建立内部的通信平台

建立单位内部的通信系统，让信息流在内部进行流通，沟通迅捷安全又有保障，OA系统的内部邮件功能、短信功能、聊天窗口、会议系统等，能够保障单位内部的通讯和信息交流的快捷通畅，因为是在自己的服务器上，同时单位内部的交互信息安全也得到了保障。

2、工作流让工作真正流转起来

OA系统变革了单位传统纸质公文办公模式，单位内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。

单位职工再也不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而高效的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，让工作“自动”流转起来，并且使用OA系统功能设置提醒，通过APP与智能手机联系起来，可以更加快速处理工作，所以说OA 系统的工作流让单位的办公效能真正得到了释放。

3、建立统一的信息发布平台

政府行政机关和企事业单位的职工需要统一的信息发布和工作沟通的平台，OA系统就承担了把所有职工统一到一起的重要职责，OA系统的电子公告、论坛系统、电子刊物、聊天工具以及随着与微信端口的连通在单位统一的网络平台上就可以相互进行信息传递。OA系统使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部 职工之间得到广泛的传播，使职工能够熟悉单位的文化、了解单位的发展动向，第一时间获悉单位的发展计划目标等。

4、文档管理更加规范

传统管理方式会产生大量的纸质管理文件，保存极为不方便，纸质文件容易损毁并且损耗大量的能源，OA系统的电子文档管理一个硬盘就可以管理并保存好成千上万的文档。

5、行政管理更加简单

OA系统可以把很多辅助性的工作以及日常行政管理的事务变得井井有条且非常简单，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化，管理流程化，只要划定了权限，每个人都可以了解具体日常工作的进展情况。

6、办公环境更加自由

OA系统的出现，改变了传统办公的地域限制，智能设备的普及导致了移动办公的变革，移动办公让办公不再受空间物理条件的限制，随时随地都可以处理公 务，OA系统扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了职工出差在外的办公与信息交流。这是真正效率的提升， 也是通过电子信息流将管理的效能发挥到极致。

7、节省单位的办公费用支出

OA系统办公软件将传统的纸张填写过程电子化，真正实现了无纸化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，同时也减少了必要的因为集中开会所产生的差旅费用等，既帮助了单位节省办公成本，同时也让单位实现管理现代化。

8、文化建设和知识管理平台

OA系统可以进行数据统计以及文化知识的积累，同时OA系统性利用积累的电子信息资源、专家技能，可以帮助单位提升创新能力、快速响应能力、提高办公效率和职工的技能素质。

通过单位的知识文化建设，既能提升职工的知识储备，又有助于职工间知识分享交流，在内形成单位自己的文化阵地，便于单位建立统一的知识管理系统以及知识传承的阵地。

9、提升管理成的计划能力以及监控能力

OA系统对于管理层来说，可以通过业务流程的表格化，对领导层的计划能力、领导的监控管理能力都会提升，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况。

OA系统可以帮助单位管理者实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。管理层借助OA系统可以大大提升管理能力，并且把部分日常工作标准化。

10、增绩提效，单位真正“管”起来

OA办公系统最大的作用在于标准化与流程化，通过一个OA系统软件可以把整个单位管理起来。

OA系统的出现，让职工不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，也不用因为领导出差而延迟审批导致时间白白浪费，OA系统可以让单位的工作流随时随地的高效完成。

11、单位生存的根本是“竞争力”

OA系统平台能够帮助单位增绩提效，这就是帮助单位建立有优势的“竞争力”，一方面沟通更加便捷顺畅，另一方业务流程化标准化程度也非常高，OA系统能够帮助管理层快速的把职工“管”起来，这个过程就是帮助单位提升“竞争力”。

OA系统还有着数不尽的好处，未来OA系统将会成为单位所有办公软件的核心，扮演神经中枢作用，它将是唯一的一款可以把SAP、ERP、HR、财务管理软件等众多软件集成在一起的核心平台。

由于单位在对OA协同办公网络系统进行操作和应用的过程中，或多或少会因为人的缘故，导致出现对OA协同办公网络系统的管理缺失，对OA协同办公网络系统造成重大损害。因此，我们必须要重视对OA协同办公网络的维护，合理、合法、科学地运用各类网络技术手段，将OA协同办公网络安全风险降至最低。那么日常生活中我们应如何抵御OA协同办公网络安全风险？

单位各部门人员必须充分了解OA协同办公网络安全的重要性，这样才能通过培训学习，在OA协同办公过程中不断提升自己的网络技术水平。例如，当单位给职工进行OA协同办公的一些培训的时候，可以针对不同的管理层、不同的单位来定制出的相应培训内容和方案。

单位通过OA协同办公的理论梳理、实际操作、网络系统功能以及采集数据等方面进行相关培训和学习，单位在使用OA协同办公软件的过程中，能够明确掌握各个操作环节所需要注意的重点问题，并且要严格监督OA协同办公的各项操作规程，只有强化网络安全风险的防范意识，才能使OA协同办公更好地为单位无纸化自动办公服务。

在OA协同办公的网络访问控制方面，我们应该清楚了解这是属于OA协同办公软系统的第一道安全闸门，能够有效保护用户信息，通常可以分为用户名、密码的辨别和自动识别功能两种方式。只要在这个程序过程中，任何一个环节发生异常或错误，访客都无法访问OA协同办公系统网络。

在OA协同办公网络安全检查的过程中，要建立起一套有效的网络攻击检测以及警报机制，一旦出现有恶意网络攻击行为，我们都可以及时做出反应，甚至可以顺藤摸瓜找到攻击方，并采取一切有必要的措施，来保证OA协同办公网络的安全。

当OA协同办公网络的架构出现问题，我们还要在OA协同办公体系中架设服务器数据备份机制，一旦有任何问题，OA协同办公系统会将出问题前的数据保存下来，以便在计算机网络故障解除之后来恢复OA协同办公系统的相关数据。