荐书 | 强政策要求下，如何确保电子档案可管可控、安全可靠？

今日发现 2023-06-15 09:18:24  50163

分类专栏：资讯

随着国家信息化、档案信息化建设的进一步推进，电子档案单轨管理的趋势将更加明显，在未来将会拓展至各行业各门类，迎来真正的电子档案时代。

今天，自主可控新鲜事为大家推荐一本由国家级档案专家，中国人民大学电子文件管理研究中心研究员丁德胜撰写的电子档案管理的专业著作——《电子档案管理理论与实务》。感兴趣的小伙伴可至淘宝、京东购买学习~

出品丨自主可控新鲜事

本文内容来源于中国文史出版社

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随着数字经济和数字社会的不断发展，无纸化、在线化办公渐成常态，电子文件、电子档案已成为许多机关和企事业单位信息记录、传输、交换、利用与共享的主流方式。

近年来，财政部、国家档案局等指导单位相继出台了《电子公文归档管理暂行办法》、《中华人民共和国档案法》、《党政机关电子公文处理工作办法》、《电子档案管理办法》等一系列关于电子档案管理的政策及标准，背后隐藏着国家对电子档案全面数字化、无纸化的重大决心。

值得一提的是，在《十四五全国档案事业发展规划》中，明确要求提升档案信息化基础设施设备安全水平，实现系统和信息可管可控；档案库房和设施设备齐全、安全可靠。此外，2022年9月下发的国资信创指导文件中更是将档案管理系统划分到了“全面替换”的范畴。

可以预见，随着国家信息化、档案信息化建设的进一步推进，电子档案单轨管理的趋势将更加明显，在未来将会拓展至各行业各门类，迎来真正的电子档案时代。对各机关、企事业单位而言，推动电子档案管理，不仅是迎合国家战略发展的需要，也是自身长久发展的必然选择。

那么，具体到电子档案该如何管理？有哪些管理要求和规范？机关及企事业单位该如何构建电子档案管理框架？却鲜有资料对电子档案管理理论、流程、方法和技术要求进行系统论述。

今天，自主可控新鲜事为大家推荐一本由国家级档案专家，中国人民大学电子文件管理研究中心研究员丁德胜撰写的电子档案管理的专业著作——《电子档案管理理论与实务》。

本书内容涵盖电子档案、电子档案管理、电子档案管理系统、电子档案形成与收集、电子档案整理与归档、电子档案保管与保护、电子档案利用与开发、电子档案鉴定与销毁、电子档案移交与统计等，并附录《电子档案管理相关标准》《电子档案管理模型框架》文件。

适于文件管理、档案管理、信息资源管理等相关领域的研究人员、技术人员、实际操作人员、档案工作人员及大专院校师生用作研究指引和实践指南。

丁德胜著

詹红旗戴小璇责编

作者简介

丁德胜，山东青岛人，国家级档案专家，中国人民大学电子文件管理研究中心研究员。主要研究方向为档案基础业务、法规标准化、电子文件归档和电子档案管理。

内容选读

电子档案的备份

电子档案备份（backup）是指将电子档案或电子档案管理系统的全部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。备份可以恢复受损或丢失的电子档案，并为崩溃的电子档案管理系统提供有效的恢复手段。

01 备份分类

按照备份对象、备份方法、备份地点、备份介质和备份技术不同，备份有不同的分类（见图6-14）。

1.按备份对象划分

按照备份对象不同，备份可分为应用备份、数据备份。

（1）应用备份是对应用系统及其运行环境所实施的备份，应用级备份通常都是热备。实施应用级备份目的是在遇到应用系统崩溃的危急情形时，能够立即启用备份在异地的应用系统，在最短时间内恢复全部或主要业务功能的正常运转

（2）数据备份是指由备份系统按照设定规则经网络自动读取应用系统在线存储设备中的完整或部分数据，并复制到备份系统存储器中，当应用系统在线存储设备中的数据损毁时，可以将备份的数据按照原存储结构写回在线存储设备。

2.按备份方法划分

按照备份的方法（是否需要数据库离线）不同，备份可分为在线备份、近线备份和离线备份。

（1）在线备份又称作“热备”，是指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案。

（2）近线备份又称作“温备”，是指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。

（3）离线备份又称作“冷备”，是指将电子档案存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，比如光盘、磁带等。

2.按备份方法划分

按照备份的方法（是否需要数据库离线）不同，备份可分为在线备份、近线备份和离线备份。

（1）在线备份又称作“热备”，是指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案。

（3）离线备份又称作“冷备”，是指将电子档案存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，比如光盘、磁带等。

3. 按备份技术划分

按照备份技术不同，备份可分为完全备份、差分备份和增量备份（见图6-15）。

（1）完全备份又称作全量备份，是指对某一个时间点上的所有数据进行的一个完全复制。当发生数据丢失时，完全备份无须依赖其他信息即可实现100%数据恢复，其恢复时间最短且操作最方便。

（2）差分备份又称作差异备份，是指每次备份的数据是相对于上一次完全备份之后新增加的和修改过的数据。差分备份恢复数据的时间较短，因为只需要最后一次完全备份和最后一次差异备份，但是一次差分备份所需时间较长。在实际数据备份中，一般采用完全备份与差异备份相结合的方式，以便获得相对较高的数据备份和恢复效率。

（3）增量备份是指在一次备份后，每次只需备份与前一次相比增加或者被修改的数据。增量备份优点是每次备份数据量小，需要的时间短，缺点是恢复时需要依赖之前的多次备份记录，存在一定风险。

4.按备份介质划分

按照备份介质异同，备份可分为同质备份、异质备份。

（1）同质备份是指同一信息形态在相同介质之间备份。比如电子档案从光介质到光介质（从光盘备份到光盘），从磁介质到磁介质（从硬磁盘到磁带）等都属于同质备份。同质备份方便快捷，但安全性相对较差。

（2）异质备份是将信息转换到其他类型的载体上，是不同信息形态之间的转换备份。比如将电子档案从磁介质转为光介质、电介质为异质备份。异质备份相对烦琐，但安全性较高。

需要说明的是，档案领域一般将不同信息形态之间的转换也视为异质备份（比如将电子档案打印为纸质），这与计算机领域将异质备份看作同一信息形态在不同介质之间的备份不同，在实践中应当注意区分。

5.按备份地点划分

按照备份地点不同，备份可分为本地备份、同城异地备份和远程异地备份。

（1）本地备份是指将备份内容存储于实施备份组织机构同一建筑或建筑群内。

（2）同城异地备份又称作同城备份，是指将备份内容存储于本地与实施备份组织机构不同地域的场所。同城特点是速度相对较快，缺点是一旦发生突发灾难，将无法保证本地备份的数据和系统仍可用。

（3）远程异地备份又称作灾难备份，是指将备份内容存储于外地适当的场所。远程异地备份的场所应当选择在与本市相距 300 公里以上，不属同一江河流域、不属同一电网、不属同一地震带的地区，有较强的应对突发灾难能力。

02 备份规则

在数据备份领域，国际上比较通行的做法是“3-2-1备份规则”（3-2-1 Backup rule/Strategy）。“3-2-1 备份规则”又称作“3-2-1备份策略”“3-2-1备份准则”，是美国摄影家彼得·克罗（Peter Krogh）2009年在《数字资产管理书：摄影师的数字资产管理》（The DAM Book：Digital Asset Management for Photographers, 2nd Edition）中首先提出并得到广泛传播和普遍应用，被认为是数据备份的黄金标准（The gold standard）。随着存储技术的不断发展，尤其是为应对数据受到勒索病毒等极端情况影响，“3-2-1备份规则”衍生出了“3-2-1-1-0 备份规则”“4-3-2备份规则”。

1.3-2-1 备份规则

“3-2-1 备份规则”被公认为是数据存储备份和数据安全保护领域的最佳实践（见图6-16），其主要内容包括：

（1）至少要保存3份备份数据。

（2）备份数据要采用 2 种不同的存储介质。

（3）1份备份数据要保存在异地。

“3-2-1备份规则”保存3份备份的意义在于降低所有备份同时被毁的可能性；采用不同的介质是为了降低因为某种原因对单一种类介质造成的损害；将1份备份放在其他地点，是为了避免自然灾害等原因造成数据“团灭”。“3-2-1备份规则”虽然不能保证所有数据都不会受到损害，但能够最大限度避免单一故障或事故造成的数据风险。实际上，同城多活、异地多活、冷热结合等备份策略，都是“3-2-1”备份策略的实现或者变体。

3-2-1-1-0 备份规则

“3-2-1-1-0 备份规则”是从“3-2-1 备份规则”发展来的（见图6-17）。

其主要内容包括：

（1）至少要保存3份备份数据。

（2）备份数据要采用2种不同的存储介质。

（3）1份备份数据要保存在异地。

（4）1份备份数据要离线或者保存在物理隔离（air-gapped）的环境下。

（5）确保所有备份恢复的错误率为0。

“4-3-2备份规则”

“4-3-2备份规则”在“3-2-1 备份规则”基础上做了全面升级（见图6-18）。其主要内容是：

（1）至少要保存4份备份数据。

（2）备份数据要采用3种不同的存储介质。

（3）2份备份数据要保存在异地。

“4-3-2备份规则”意味着备份是重复的，并且异地的地理位置上有一定距离，以在自然灾难等不可抗力事件中为数据提供更好防护，同时也能够防止黑客对备份文件进行删除或加密。

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